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タスクとログの管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

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タスクとログの管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

タスク管理方法を量重視から質重視に見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

写真はエイサー。フローを変えるにあたり、このぐらいの勢いで取り組みました。ハッ!

タスク管理の基本的な考え方

タスク管理はいつも試行錯誤していて、今のベースとなっているのが2016年に構築した考え方で、基盤はこの3つです。

  • 集中力の高まりやすい時間帯に合わせて適切なタスクを充てる
  • 量を素早くこなすため、タスクを細かく分割する
  • 細分化したタスク化による「完了」優先の仕組みにする

当時、割り込みが多い上にマルチタスクで、工数を正確に見積もれないのが課題でした。そこで、タスクの完了時間をできるだけ正確に見積もれるようTaskChute Cloud(以下、タスクシュート)(使った時間を記録するツール)で時間のログを3か月ほど取り、割り込みによるタスク中断原因をあぶりだしました。実際にかかる工数と予測工数の乖離がないようにするため、どうすればいいかを考えました。

その結果、

  • タスクの細分化により、中断による作業分断の影響をできるだけ最小限に抑えた
  • 中断原因トップ5をリスト化し、割り込ませない工夫をした
  • 自分以外の人にもできるタスクはできるだけ人に渡して自分の手を空けた

ということをしながら、タスク管理のフローとしては下記記事に書いた流れの原型を作りました。

タスクシュートとbacklog
タスク管理のヌケモレを防ぎ、マルチタスクを支えるツールとフロー

様々な方法を都度試しながら、タスク管理のためのツールとフローは常にバージョンアップしています。もともとマルチタスクタイプなので、それ自体に問題はないのですが、たまに工数が溢れて土日も仕事をする羽目に。 ...

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改善前のタスク管理フロー

やりながらブラッシュアップしていますので、途中でツールが変わったり、流れを修正しながら、改善前のタスク管理フローはこんな形に収まっていました。

タスク管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

 

そしてこちらが、各ツールの役割。左から右に流れていきます。頭の中に浮かぶことはすべてEvernoteに記録し、外部脳として利用(すぐ忘れるので置いておくと安心)。それをツールを使って展開していきます。

タスク管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

このフローの課題はやりたいこととしてタスク化したものの、「今やりたいからタスク化したけど実際は無理」みたいなタスクが残り続けることでした。やりたいことなので、覚えておくためのメモとして置いておくものの、視界に入ると、「完了」できないことが意外とストレス。

そこで、フローを見直すことにしました。

タスク管理の見直しが必要になった理由

考えてみれば、このフローの原型を作ったときと今では働き方も変わっているため、フローを作った当時最大の課題だった「中断」はなくなりました。最大の違いは「降ってくる仕事がない」ため、ただ数をこなす働き方ではなくなっていること。会社や未来をどうしたいか決める人が私以外にいないので、そこを考えたり、生み出す時間が必要で、ただ量をこなせば前に進める状況ではなくなりました。

タスク管理に困ったとき、いつも第一想起はシゴタノ!大橋さんです。タスクシュートを開発しているのがこの大橋さんで、2016年にオフラインセミナーでお目にかかったのが最初。それから折に触れ、ブログやtwitterなどを通じて大橋さんの情報発信に目を通し、参考にさせていただいています。

最近大橋さんがされているタスク管理を改めてじっくり拝見したところ、今の課題にドンピシャなセミナーを発見。リアルセミナーは終了していましたが、セミナーの動画配信をされているではないですか。プロジェクトにフォーカスしたタスク管理の方法で、「完了できないタスク」をどう仕分けしているかが知りたい私にぴったりの内容でした。

大橋さんのタスク管理の考え方

タスク管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

こちらが大橋さんがセミナーでお話しされていたタスク管理のフローと考え方を示した図です。※ご本人に掲載許可をいただいています

詳しくは動画をご覧いただきたいのですが(有料)、大橋さんの管理の仕方のポイントは、期限があるタスクを一緒にするとノイズになるので、タスクを仕分けする際、条件(期限がある/期限がない)によって記録するツールを変える点でした。

期限のあるタスクはtodoistに入れて、期限ありきのタスクとして完了させることを前提に管理。期限がないタスクはLogseqにアイディアメモとして記録。実行したい思いはあるものの、実行のタイミングが今ではないものがここに入ります。

Logseqは思いつきやメモが縦横無尽につながり、思いつきがアイディアに育っていく仕組みをもっているので、その仕組みとうまく組み合わせたのがそのポイントなのかもしれません。todoistもツールとしてとても魅力的で導入を検討。貯めてきたBacklogのログやwikiを今は失えないのと、移築の大変さを上回るポイントが今は見つかりませんでしたので、今回は見送りました。

条件で振り分けたフローに変更したタスク管理の形

最終的にこうなりました(下図)。タスクに期限があるかどうかで、ツールを選択。起点はEvernoteで、期限があるものはBacklogに課題として登録、期限がないものはアイディアメモとしてLogseqに登録。これまで使っていたアイディアメモとしてのNotionの内容は、このタイミングで整理をし、Logseqに移築しました。

タスク管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

役割で分けると、こんな図になります。

タスク管理方法を見直した~Evernote×Backlog×タスクシュート×logseq

このフローに変えてから、タスク管理のフローそのものがシンプルになりましたし、タスク管理がBacklogとタスクシュートで未完了のタスクは残らない仕組みに変わり、もやもやは完全に解消されました。毎日「完了」でタスクゼロになるので、気持ちも晴れやかに。

1月から取り組み始めて、3か月が経過しようとしていますが、今のところスタックする場所もなく、スムーズにサイクルが回っています。

Logseqについての追記と参考記事

ところで、Logseqを導入したことで、アイディアが集まり、育っていく場を作れたのは、うれしい誤算でした。アイディアを貯める場所として使っていたNotionは、メモをつけ足していくのにはいいのですが、動きがもっさりしているのと、各ページを開かないと中身までは見えないので、ちょっと使いにくいなあと思っていました。その点、Logseqはサックサク。

Logseqはひとつのメモがタグ等で縦横無尽に串刺しにして情報を見ることもできるので、メモを書き加えていくだけで、ただのメモがアイディアに育っていきます。それが楽しくて、Logseqを開くこと自体が楽しみに。これだけだと少しわかりにくいので、例を載せてみます。

下記は、使っているダイソンのドライヤーがときどき動作が止まった際、買い直しを検討するために取り始めたログです。#dyson のタグを投稿につけているので、タグをクリックすると過去の投稿が一覧できます。NotionやEvernoteではこういった動作はできません。もちろん、画像やファイル、リンク、動画も貼り付けOK。

dyonに関するlogseqのメモ

Logseqを導入する際、参考にした記事をここにまとめて貼っておきます。

ちなみに、Logseqの環境を作る際、私は2台のWinでLogseqにアクセスしているので、同期が課題でした。ノンエンジニアの場合、最もよい同期方法は、iPhone+Mac+iCloud。

私の場合は、今は2台のWin+Google driveに落ち着きました。同期にもルールが必要で、一歩間違えると上書きしてファイルが消える危険性があり、同期ルールを作るまで少し試行錯誤が必要でした。結果的にiPhoneのアクセスは上書きの危険性が高すぎてひやひやしたので諦め、今はPCのみのログインとしています。

経営者の情報発信支援(コンテンツ顧問)を行っています。情報発信したいけど、自分で書く時間が取れないという方、ぜひご相談ください。

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