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タスク管理のヌケモレを防ぎ、マルチタスクを支えるツールとフロー

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タスク管理のヌケモレを防ぎ、マルチタスクを支えるツールとフロー

様々な方法を都度試しながら、タスク管理のためのツールとフローは常にバージョンアップしています。もともとマルチタスクタイプなので、それ自体に問題はないのですが、たまに工数が溢れて土日も仕事をする羽目に。そんなヌケモレをできるだけ防ぐために、今使っているツールとフローを自分のメモも兼ねてまとめてみます。

メインツールはbacklogとTaskChute Cloud

backlogは使っている方が多いのでとくに説明は不要かもしれませんが、いまや超メジャーなタスク管理ツールとなりました。自分のタスク管理用ボード、クライアントや外部スタッフとの連絡用にボードをそれぞれ分けて使っています。

自分のタスク管理用として使い始めたときは、クライアント別にボードを作りましたが、管理が煩雑になるのでやめました。今は、自分がこなすタスクは、クライアントに関わらず、ひとつのボードですべて管理しています。

backlog

タスク管理用に使っているbacklogのダッシュボード。案件名・スケジュール・ステイタスを課題ごとにupし、必要に応じて親子課題で管理。ここのタスクが「完了」になることを前提に業務を進めています。

TaskChute Cloud(タスクシュートウラウド)は工数管理に使用。ログを取り始めると、集中力の上がる時間帯に一定のルールがあることがわかります。私自身の集中力の高い時間は、午前中と15時~17:30。調子が上がりやすいこの時間帯にクリエイティブ業務や難易度の高い業務をしています。集中力の低くなりやすい時間帯は、人と話すことで集中力を自然と底上げできるようMTGを入れたり、事務作業などに充てています。

ある日のタスクシュート。タスクはプロジェクトごとにラベルを作り、その配下に小さなタスクを書き出します。backlogを親課題とし、枝分かれした小タスクがここに入ります。前日業務終わりと毎朝タスクを書き出し、工数計算と脳のリソースを分配してから業務開始。実際にかかった時間もカウントするので、半年ぐらい続けると見積工数と実施工数が概ね一致するようになります。

タスクシュートウラウド

28日分をまとめてレビューした例。各PJTの対応時間の合計が出るのが便利。状況確認によく使っています。

ファイルはGoogleドライブ、画像はAmazonPhotoで管理

MTG時はtxtファイルでメモをとります。Googleドライブで、クライアントごと、PJTごとにファイルを管理しているので、MTGが終わったら、クライアントのPJTごとのファイルに日付を入れて当日使った資料とともにMTGメモも格納します。それから、同じMTGメモをevernoteのPJTのログに貼り付けます(後述します)。

画像もGoogleドライブに一緒に入れたいのですが、いかんせん画像の容量が大きいのと、Google Workspace(旧称 G Suite)だとすぐ容量がいっぱいになってしまうので、PJTごと・年月ごとにフォルダ分けし、AmazonPhotoにストックしています。仕上げ済本番用とセレクトして未使用のものだけを保管。なにか予備で必要なときに数枚取り出せればOKという状態に。

共有を目的にはしていませんので、AmazonPhotoは完全に個人アカウントで管理しています。共有が必要な際は、BIGLOBEのクラウドストレージを使用していますので、そこにupしてお渡ししています。


evernoteでログ管理

必要に応じて企業別、人別、PJT別にevernoteにログを作っています(先日evernoteで超大型アップデートがあり、とても使いやすくなりました)。

各種MTGでメモを取りますよね。取ったメモを、PJTだったらPJTの専用ログを作っておいて、そこにすべて貼り付けます。下⇒上に古い⇒新しい順にメモ。そのノートを上から下へとたどると、PJTの始まりから今までの経緯をすべてを貼りつけてありますので、今日までの流れを思い出したり、過去の決定事項を確認することがすぐにできます(これが本当に便利)。

evernote

仕事はもちろん、プライベートまでありとあらゆるログをここに集約。PJTや課題の経過、クライアントや人物とのやりとりもだいたいここにメモしているので、名前や日付で過去をたどれるようになっています。ルールを整備して運用し始めたのが2016年なので、4年半分は毎日何をしていたかだいたいわかります。

予定とメモはGoogleカレンダーに集約

予定はすべてGoogleカレンダーに集約。MTGの内容、場所、課題、ファイル、MTG時のURL等は、わかった時点で当該予定のメモ欄にすべて書き入れます。なので当日それを開けばすべてわかるという算段です。どこかにメモしても、最終的に必ずここに集約するのが大前提の運用です。

カレンダーは「仕事」「プライベート」等の一般的項目のほかに、仕事用に「運用予定」「他の方の予定」というカレンダーを作っています。運用予定カレンダーは、メルマガ配信日、記事公開日など運用全般に関わるものを、他の方の予定というカレンダーは、ライターさんの原稿up日やカメラマンの仕上げup日、クライアントチェック完了日など、締切を設けているものを登録し、アラート管理しています。

「仕事」の予定はメモとしての機能のほかに、Apple Watchを使ったアラートとしても利用。「次の予定」をApple Watchの画面に表示する設定にしているので、手元でいつも何時にどの予定があるかが表示されて便利です。

目標管理にGoogle Keep

年初にGoogle Keepを使ってみようと思って、書き出した目標をここにリストアップ。PC/SPともに専用画面で手軽に確認できて、ワンクリックで全体が見えるので、脳にイメージとして刷り込むのに便利です。本当は位置情報を使ったり、月別管理をしたりしてもうちょっと便利に楽しく使えるのですが、そこまで使い切れていないのが実情です。

使い始めの2020年は、まずは月1回でも最低開いて確認する習慣をもつことからスタートとしています。来年はもうちょっと活用したいと考えています。

GoogleKeep

Google Keep「リマインダー」「インスピレーション」など来年は使ってみたいと思ってます。位置情報と組み合わせると便利というのをやってみたくてテストしたこともありますが、目標管理とはちょっと情報の性質上微妙でしたw

何か思いついたらCaptioで自分にメール、画像はChatworkのマイチャットへ

シンプルなアプリですが、とても重宝しているのが、Captio。何かメモして自分にメールを送りたいとき、以前はGmailを使っていましたが、メアドを呼び出したり、件名を書き出したりするのが手間。Captioはあらかじめ送付先のアドレスを登録しておくので、画面に文字を書き込んでメモをして「Send」の文字をクリック。このひと手間で自分へのメモメールが完了です。

アプリはiOSのみの取り扱いです。Captioアプリページはこちらから。

画像の貼り付けもできますが、Captioから画像を送るよりChatworkの「マイチャット」に貼り付けるほうが便利&埋もれにくいので使い分けています。

captio

心が折れたときはevernoteの「避難所」で立て直す

余談ですが、ときどき心が折れることがありますよね。もしくは、やる気が出ないときとか。そういうときのために、evernoteに「避難所」というノートを作っています。心に響いた文章をストックしておく場所で、いいなと思う文章があれば、とにかくここに貼り付けています。いわゆる、自分だけの名言集のような感じです。

これを置いておくと、ちょっとやる気が出ないときに眺めると、心が落ち着いたり、気を取り直すきっかけを見つけることができます。もちろん全然効かないときもありますが、8割は救われています。

これらを使った全体フローと役割のまとめ

タスク管理のメインツールをまとめるとこんな感じです。

・スケジュール
 カレンダーとbacklogの連動
・タスク
 backlogに起こしたタスクをタスクシュートの日々のミニタスクに落とし込み
・日常のメモやアイディア
 Captioとchatworkで自分宛に送付し、evernoteにストック
 スケジュールを伴うものはbacklogへ
・MTG等のログ
 ログと資料一式をGoogleドライブにストック
 MTG時にとったログはevernoteにも格納

これらは日常のルーティンを支えてもいますが、

・どの環境からアクセスしても同じものを開けてダブリが起こりにくい
・言った言わないを起こしにくいログのストックが常にある
・データ紛失の際のバックアップにもなる

という役割も同時に果たしています。

日常のメインツールについては以上です。

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