ひとり会社でBacklog導入をおすすめする理由

Backlogを使い続ける理由

Backlogを使い始めたのがおそらく2010年頃なので、足かけ12年は使っていると思います。最初に使ったのは、制作会社さんからの招待で、使ってみて便利だったので、自社でも導入。2020年に独立してフリーになったときも、課題管理に欠かせないと思い、継続して使っています。
Backlogとは>>

使っている理由は色々ありますが、大きく３つの理由があります。

ひとり会社なのにBacklogを使い続ける理由については、簡単にまとめると、初めての方とも共有しやすく、クライアント案件の進捗管理に便利で、困ったときはログが自分の味方になってくれる点です。

使い勝手がシンプルで初めての方にも共有しやすい

唐突ですが、Backlogは使用料が高いです。2023年にも値上げしたので、ひとり会社でこの金額を払うのはいかがなものかと思いますし、何度か辞めようと思いました。しかし、代替品があるようでないのです。代替候補としてよく挙げられるのは次の3つです。

• Trello
• Redmine
• Notion

もちろんどれも試しましたが、3つの理由から却下しました。

TrelloとNotionは2つの理由で却下。1つ目は動きがもっさりしている点、2つ目はひとつ一つクリックしないと中身が見えない点です。もちろん、Backlogもひとつ一つクリックする必要はありますが、一度クリックしてページを開くとひとつの課題の過去ログを一覧表示できるので、一覧性の高さでは断トツに使い勝手がいいです。

3つ目はクライアントと共有する際、動作が直観的でわかりやすいのは、圧倒的にBacklogです。

中でもRedmineはエンジニアやデジタルマーケ界隈の方ならツール慣れしていることもあって難なく使えますが、クライアントと共有して使おうと考えると、使い慣れるまでの学習コストが比較的高いと感じています。シンプルでサクサク動いてわかりやすいですが、UIがシンプルすぎることもあり、ITに苦手意識のある方がRedmineの画面を目にすると、それだけで「うっ……」となるのを何度か目撃。「そうだよねえ……」と思った次第です。

クライアント案件の進捗管理が楽

Backlogの何が案件管理に適しているかと言うと、

やるべきタスクをslackやチャットワーク、メールなどでちょこちょこやり取りできる範囲であれば、わざわざBacklogを入れて課題管理をする必要はもちろんありません。ただ、Web制作などタスクが多数あり、マルチタスクで進行する場合は、見落としが発生する確率が高くなります。

なので、タスクの見落としを防ぐために、小さなタスクごとに課題を立て、誰が今何を確認したり、作業しているかを可視化することが必要です。Backlogの課題管理は非常にわかりやすく、今どこで何が動いているかが、誰にでもわかります。

初めて使うクライアントの方も、最初は操作に慣れなくて「？」となりますが、すぐに慣れて、「完了」タスクを積み上げていかれることがほとんど。これから取り掛かるもの、進行中のもの、終わったものがわかりやすく一覧になっていますので、案件全体の進行管理がスムーズに進みます。

案件の進捗がうまくいっているときは、何がどこで起こってもコミュニケーションをしっかり取ることで概ね解決できますが、時折コミュニケーションをぶっちぎる方と遭遇してしまった場合、対話で解決しないことが起こることも。

「ひとり会社だからこそBacklogが必要」と痛感するのは、そういうときです。ひとりなので間に立ってくれる上司はいませんし、自分を守るのも自分しかいません。だからこそ、身を守るためにログは命綱なのです。

ひとり会社だからこそのBacklogの使い方

通常はチームの進捗管理にBacklogを使いますが、ひとりで使っているので、使いたい役割ごとに分けて、プロジェクトを立てています。今はこの5種類のプロジェクトがあります。

Backlogの用語については右ページ参照⇒ ※参考：Backlogの最初に覚えたい4つの用語

使い方その１　普段の業務タスク用

普段使い用のダッシュボード。文字はほとんど見せられないので消しました（汗）。

毎日開いてる画面はこんな感じです。ここでは消してありますが、締切日や案件の略称が冒頭に入っていて、いつまでに何をすればいいかわかるように課題の名前がついています。「【～3/8】〇〇〇様、〇〇原稿up」とか。

ラベルはカスタマイズしています。上記は普段使いのダッシュボード用。ピンクの文字が付け加えたラベルで、「保留」「常設」「優先度 高」「先方対応待ち」があります。ラベルも細分化を色々試した結果、シンプルなものだけが残って、今はこうなってます。

他のラベルは文字通りで、「常設」ラベルはルーティンで行っている業務で、SNSやキャンペーンページ・LPの運用で改善経過ログが必要なものなど、“完了”しない業務につけています。

▼上記の使い方をしながら、以下フローで他ツールと組み合わせて使っています。

使い方その2　経理・総務関連用

通常業務と分けているのが経理・総務用のプロジェクトです。ここに立てる課題の数はそれほどないのですが、普段使いのダッシュボードにこの項目を入れると、なかなか「完了」できなくて、表示されていることがストレスになったり、タスクそのものが埋もれてしまったりするので意図的に分けています。

ここで扱う要件は以下のとおり。

• 税金関連のログ
• 年末調整のログ
• 税理士さんとのやりとり
• 社会保険関連の手続きメモ
• 法人手続きで覚えておく必要があるものリスト

とくによく使っているのはwikiで、税理士さんとのやりとりで質問したことはすべてwikiに記録しています。2回同じことを聞かなくて済むようにするためですが、自分で書いた意味がわからなくて再度お訊ねすることもあります（汗）。

すぐに忘れがちな科目処理の内容。この項目がいちばんたくさんメモしてあります。※一部文字をつぶしています。

毎月やる経理処理、なにをどこでやればいいんだっけと毎回わからなくなるので、初歩的なことも全部記録してます。源泉も同様。※一部文字をつぶしています。

経理・総務用プロジェクトでは、完了を目的とした課題を登録するのは少ないものの、地味によく使うのはwikiです。経理や総務業務もひとり会社だと自分で全部やらないといけないわけですが、記憶がいつも溶けてなくなっているので毎回どんな小さなことも記録を残して、なんとか生き延びています。wiki様様です。

使い方その3　原稿書き用

原稿を書く機会が多いので、その記録用にもバックログを使っています。これは使い方というより、取材メモを散らばせず、1つの原稿につき1つの課題を立て、その課題の中に原稿作成にあたって必要なものをまとめておいておくために使っています。

1記事作成にあたって集めるものリスト

これらを一つの課題にまとめておくと、あちこち行き来しなくて済むので重宝しています。

以前はオンラインの共有フォルダに放り込んでいたのですが、PCを2台使っているので「作業中に出かけたから、あっちのPCのローカルにしかない！」みたいなことが起こって絶望することがあり、それを防ぐためにBacklogに置くことにしました。

10MB以上のファイルは添付できないので、その場合はGoogleDriveにファイルを入れて、共有リンクを貼っています。

使い方その4　デザイナーとの専用部屋

頻繁にやり取りするデザイナーさんがいるので、専用のプロジェクトを立てています。依頼があるときは事前に連絡を入れてからBacklogに課題を立て、すべてのやり取りを行っています。

デザイナーさんとは、ラフ作成、デザイン案出し、文字の流し込み＆修正、コーディング、バナー作成など、同時進行のマルチタスクになりやすいので、項目ごとに課題を立てたほうがスムーズです。

使い方その5　クライアントの案件用

これは4と同様です。必要に応じてクライアントごとにプロジェクトを立て、案件を管理しています。同時進行のマルチタスクになりやすいので……（以下同文）。

まとめ

ということで、ひとり会社で使うBacklog使用例をまとめてみました。そんなに書くことあるかな？　と思いましたが、意外とありました。

会社で使っていたときはチームで使っていたので、こんなふうにひとりで使うことは当然できなかったのですが、運用するサイトがどんどん増えてタスク管理がテキストメモやエクセルで全然できなくて困ったとき、自分用プロジェクトを立てて使ってみたことがありました。

課題のステイタス管理がしやすくなってヌケモレが減り、とても効率的に。タスクを端から完了できるのも、気持ちがよかったです。当時の私の口癖は「今日も終わらない」だったので、目に見えて「完了」して課題の数が減っていくだけで、やる気も出たんですよね。

ひとり会社でBacklogを使うのは、様々なジャンルの外部の方にご協力を仰ぐことが多いので、進行管理が必要な場合はやり取りするのに便利ですし、何度も同じことを聞かなくて済むよう、ログを残すのにも便利です。もちろん、ほかのツールでもできることはたくさんありますが、私の場合は、今のところBacklogがベストツールになってます。何かの参考になりましたら幸いです。
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